Formulaire 3236-SD : demander la copie d'un acte au service de publicité foncière

À quoi sert le formulaire 3236-SD

Son intitulé officiel est « Demande de copie de documents pour la période à compter du 1er janvier 1956 ». Il sert à obtenir, auprès du Service de Publicité Foncière (SPF), la copie d'un document publié au fichier immobilier :

• un acte de vente, une donation, un partage, une attestation immobilière après décès : c'est la copie de l'acte de vente que l'on cherche le plus souvent, par exemple pour retrouver la description d'un bien, une servitude ou l'origine de propriété ;
• un règlement de copropriété ou un état descriptif de division et leurs modificatifs (voir obtenir un règlement de copropriété) ;
• un bordereau d'inscription d'hypothèque ou de privilège, ou un commandement de saisie.

Le formulaire ne sert pas à chercher : il faut savoir précisément quel document on veut. Pour savoir ce qui a été publié sur un bien et retrouver les références, on utilise d'abord une demande de renseignements, le formulaire 3233-SD, qui donne l'état hypothécaire.

Avant de commencer : les références du document

Pour chaque document demandé, le formulaire attend quatre informations :

• la nature du document : publication d'un acte (vente, donation…), bordereau d'inscription, saisie ;
• la date de la formalité, c'est-à-dire la date de publication ou d'inscription au SPF (et non la date de signature de l'acte chez le notaire) ;
• le service qui l'a publiée à cette date, par son nom ou son numéro SAGES ;
• le volume et le numéro de la formalité.

On les trouve à trois endroits : sur un état hypothécaire du bien, qui liste chaque formalité avec ses références ; dans l'acte lui-même ou un acte plus récent, qui cite les références de publication des actes antérieurs (rubrique « origine de propriété ») ; et parfois dans la mention de publication apposée par le SPF en fin d'acte. Notre article sur les références de publication d'un acte explique comment les lire.

Le numéro SAGES, c'est quoi ?

C'est le numéro d'identification du service de publicité foncière qui a publié le document. Il compte 7 caractères, dont les 2 ou 3 premiers correspondent au département, par exemple 1314P02 ou 9714P32. Il figure notamment sur les états délivrés par le SPF après une demande de renseignements.

Ce détail compte parce que les services ont souvent été regroupés : le service qui a publié un acte en 1985 n'existe parfois plus sous le même nom. Le formulaire 2026 accepte soit le numéro SAGES, soit le nom du service compétent à la date de la formalité. Si vous reprenez les références d'un état hypothécaire, recopiez le service exactement comme il y figure.

Comment remplir le formulaire, cadre par cadre

Le formulaire est publié sur impots.gouv.fr en PDF remplissable : formulaire 3236-SD (version 02-2026). Vérifiez la date en haut à droite : des versions plus anciennes circulent encore. Il s'organise en cinq blocs :

Où et comment l'envoyer, ce que répond le SPF

• Destinataire : le SPF du lieu de situation du bien. Trouvez le bon service dans l'annuaire des services de publicité foncière par département.
• Exemplaires : deux pour une réponse par courrier, un seul pour une réponse par courriel (indiquez votre email dans le cadre du demandeur).
• Envoi et paiement : les modalités varient selon les services. En pratique, beaucoup demandent la demande signée par courrier, avec le chèque à l'ordre du Trésor public ou une preuve de virement.
• Réponse : le SPF certifie soit qu'il n'existe aucun document correspondant dans sa documentation, soit vous adresse les copies avec le nombre de pages et de formalités.

Les motifs de refus listés sur le formulaire : provision absente ou insuffisante, demande non signée ou non datée, et nature du document non indiquée. Une référence erronée (mauvaise date, volume ou numéro) aboutit en général à une réponse « aucun document », d'où l'intérêt de recopier exactement les références d'un état hypothécaire.

Le faire soi-même ou le confier

Si vous avez déjà les références, le 3236-SD se remplit en quelques minutes et ne coûte que les frais du SPF. La difficulté vient quand on ne les a pas : il faut alors enchaîner une demande de renseignements, attendre la réponse, puis la demande de copie, soit deux allers-retours avec le service.

Houset peut s'en charger à partir de la seule adresse du bien : nous retrouvons la parcelle et les références, déposons les demandes et vous livrons la copie avec une synthèse lisible. La copie d'acte coûte 49 € TTC frais du SPF inclus ; le Pack Propriété (état hypothécaire et copie de l'acte) coûte 89 €. Le détail est sur la page copie d'acte de vente en ligne.

À lire aussi

• Formulaire 3233-SD : la demande de renseignements
• Lire les références de publication d'un acte
• Copie d'acte de vente en ligne
• État hypothécaire : demande en ligne
• Titre de propriété : définition et obtention